Intérim ou Vacation : Le comparatif réel des coûts pour un établissement de santé

En 2026, la maîtrise de la masse salariale n’est plus une simple ligne budgétaire pour les établissements de santé : c’est une question de survie. Entre la revalorisation nécessaire des salaires des soignants (Ségur et accords subséquents), l’inflation persistante des coûts de structure et la baisse des dotations, l’équation financière des EHPAD, cliniques et centres hospitaliers est devenue un casse-tête quotidien.

Dans ce contexte tendu, une variable d’ajustement cristallise toutes les tensions : le coût du remplacement.

Face à l’absentéisme structurel et aux pénuries de personnel, deux modèles s’affrontent historiquement. D’un côté, l’intérim, solution de facilité immédiate mais véritable gouffre financier. De l’autre, la vacation (et par extension le recours au vivier interne), souvent perçue comme plus complexe à gérer administrativement, mais drastiquement plus économique.

Pourtant, au-delà des idées reçues, avez-vous déjà posé les chiffres à plat ? Avez-vous calculé le « coût complet » d’une heure d’intérim face à une heure de vacation, en incluant les charges, la TVA, les frais de gestion et le coût caché de la non-qualité ? On va voir cela dans cet article.

1. L’Intérim Médical : Anatomie d’une facture (trop) lourde

Pour comprendre l’écart de coût, il faut d’abord déconstruire le modèle économique de l’intérim. Lorsque vous faites appel à une agence de travail temporaire (ATT), vous n’achetez pas seulement une heure de travail soignant ; vous achetez un service de sourcing, de qualification et de portage salarial. Et ce service se paie au prix fort.

Le coefficient multiplicateur : La double peine

Le coût de l’intérim se calcule généralement sur la base d’un coefficient multiplicateur appliqué au salaire brut du soignant. En 2025-2026, dans le secteur de la santé, ce coefficient oscille couramment entre 2,0 et 2,5, voire davantage pour certaines spécialités en tension (IADE, IBODE, Médecins).

Concrètement, cela signifie que pour 1 € versé au soignant, l’établissement en débourse plus de 2 €. Cette marge couvre :

1. Le salaire du soignant (incluant les IFM – Indemnités de Fin de Mission de 10 % et les ICCP – Indemnités Compensatrices de Congés Payés de 10 %).
2. Les charges sociales patronales payées par l’agence.
3. Les frais de structure de l’agence (leurs locaux, leurs recruteurs, leur marketing).
4. La marge commerciale de l’agence.

C’est sur ces deux derniers points que réside la « perte de valeur » pour l’établissement de santé. Vous financez la structure commerciale d’un tiers plutôt que votre propre fonctionnement.

La question critique de la TVA

C’est un point souvent douloureux pour les structures privées commerciales ou associatives non assujetties à la TVA (ou partiellement). La facture d’intérim est une prestation de service soumise à une TVA de 20 %.

Si votre établissement (EHPAD associatif, certains services hospitaliers) ne récupère pas la TVA sur ses frais de personnel, le surcoût est immédiat : +20 % secs sur la facture globale. À l’inverse, le salaire versé à un vacataire (contrat court en direct) n’est pas soumis à TVA, mais uniquement aux charges sociales (taxe sur les salaires pour le secteur non assujetti).

L’écart se creuse donc mécaniquement :

• Intérim : (Salaire + Charges + Marge) x 1,20 (TVA).
• Vacation : Salaire + Charges.

L’impact de la Loi Rist et du plafonnement

Depuis la mise en application stricte de la Loi Rist, le plafonnement des tarifs de l’intérim médical a pour objectif de réguler le marché, en ciblant spécifiquement les montants facturés pour certains profils (IBODE, IDE de Bloc, IDE), particulièrement dans le secteur public. Cependant, cette régulation a entraîné des ajustements sur le terrain :

1. Un report des coûts : Pour compenser le plafonnement horaire strict imposé aux agences et maintenir l’attractivité des missions, la facturation s’est parfois déportée sur les « frais annexes ». Les coûts de déplacement ou de logement peuvent ainsi être revalorisés pour s’aligner sur les attentes du marché, créant une variable d’ajustement comptable.
2. Une tension accrue sur les plannings : En encadrant les tarifs, l’intérim dans le public a pu perdre en compétitivité immédiate face au secteur privé lucratif (non soumis aux mêmes contraintes). Cela a pu inciter certains soignants à changer de secteur ou de région, accentuant parfois la pénurie locale.

Le Directeur se retrouve alors face à une équation complexe : naviguer entre le respect du cadre légal et la nécessité impérieuse de maintenir les lits ouverts.

2. La Vacation : Une structure de coût épurée

La vacation, ou le recours au CDD d’usage (CDDU) ou au contrat court, repose sur une logique de désintermédiation. L’établissement devient l’employeur direct. Il n’y a pas d’intermédiaire.

Décomposition du coût d’une vacation

Le coût d’une vacation pour l’employeur se compose :

• Du Salaire Brut (négocié ou selon grille conventionnelle).
• Des Congés Payés (10 %).
• De la Prime de Précarité (10 %, sauf cas spécifiques de CDD d’usage ou vacation publique où elle ne s’applique pas toujours, ce qui réduit encore la facture).
• Des Charges Patronales.

Il n’y a aucune marge commerciale. Il n’y a pas de TVA sur la masse salariale (hors taxe sur les salaires pour certains statuts).

Le différentiel de « salaire chargé »

C’est ici que le DAF doit sortir sa calculatrice. Même en payant un vacataire mieux qu’un intérimaire (pour l’attirer et le fidéliser), le coût global pour l’établissement reste inférieur.

Pourquoi ? Parce que la marge de l’agence d’intérim (souvent 15 à 25 % du CA de la mission) disparaît. Vous pouvez donc réinjecter une partie de cette marge dans le salaire net du vacataire (le rendant très attractif) tout en réalisant une économie substantielle sur le coût total employeur. C’est le principe du « Gagnant-Gagnant » : le soignant gagne plus, l’établissement paie moins.

3. Simulation comparative 2026 : Intérim vs Vacation

Pour illustrer ce propos, prenons une simulation réaliste basée sur les moyennes du marché en 2026 pour le remplacement d’une Infirmière Diplômée d’État (IDE) sur une journée de 10 heures.

Hypothèses :

• Coût horaire agence intérim (facturé) : 65 € HT / heure.
• Salaire horaire brut vacataire (attractif) : 22 € Brut / heure (soit environ 2800-3000€ net mensuel ETP, un salaire élevé pour attirer).
• Taux de charges patronales moyen (estimé à 45 % pour simplifier, variable selon statuts public/privé).

Même si l’on considère un établissement qui récupère la TVA (soit un coût intérim de 650 €), l’économie reste de 267 € par jour, soit -41 %.

Multipliez ce chiffre par le nombre de jours de remplacement annuels dans un EHPAD ou un service hospitalier moyen (disons 200 jours de remplacement par an), et vous obtenez une économie potentielle de 50 000 € à 80 000 € par an juste sur un poste équivalent temps plein (ETP) de remplacement.

Sur l’échelle d’un groupe ou d’une clinique, les montants se comptent en centaines de milliers d’euros.

4. Les coûts cachés : Ce que votre tableau Excel ne vous dit pas

Le comparatif financier brut est sans appel. Mais les défenseurs de l’intérim arguent souvent que la « flexibilité » et la « facilité de gestion » justifient le surcoût. Est-ce vraiment le cas ? Analysons les coûts cachés.

Le coût de l’Onboarding et de la non-qualité

Un intérimaire envoyé par une agence n’est pas toujours le même. À chaque nouvelle tête, c’est un processus d’intégration qui recommence :

• Présentation des équipes.
• Explication des protocoles de soins.
• Remise des clés, des codes, des tenues.
• Surveillance accrue par le Cadre de Santé ou l’IDEC.

Ce temps passé par vos titulaires à former des « mercenaires » de passage est un coût indirect colossal. C’est du temps médical ou soignant en moins pour les résidents/patients. À l’inverse, la vacation favorise la récurrence. Un vacataire fidèle, qui revient régulièrement via votre propre vivier, connaît la maison. Il est opérationnel en 5 minutes. La qualité des soins s’en ressent, et la charge mentale de vos équipes titulaires diminue.

Le coût administratif de traitement

« L’intérim, c’est simple, on reçoit une facture ». C’est l’argument classique. Mais est-ce si simple ? Il faut :

1. Vérifier les relevés d’heures (souvent sources d’erreurs).
2. Rapprocher les bons de commande des factures.
3. Traiter les litiges comptables.
4. Saisir les factures dans l’ERP financier.

Avec la vacation, la complexité historique résidait dans la multiplication des contrats de travail (DPAE, contrat, bulletin de paie). C’était vrai il y a 10 ans. Aujourd’hui, la digitalisation a rebattu les cartes. Les solutions logicielles modernes automatisent la génération des contrats et l’envoi des DPAE en quelques clics, rendant le coût de gestion administrative d’une vacation quasi nul.

Le risque juridique et la dépendance

En déléguant votre recrutement à une agence, vous perdez la maîtrise de votre vivier. Si l’agence ne trouve personne, vous n’avez personne. Si l’agence décide d’augmenter ses tarifs, vous êtes captif. Construire son propre modèle de vacation, c’est réinternaliser la compétence sourcing et réduire sa dépendance économique vis-à-vis de prestataires externes.

5. Pourquoi la vacation fait-elle peur (à tort) ?

Si la vacation est 50 % moins chère, pourquoi tous les établissements ne basculent-ils pas à 100 % dessus ?

Historiquement, trois freins majeurs existaient :

1. La difficulté de sourcing : « Je n’ai pas le temps de chercher des candidats ».
2. La lourdeur administrative : « Faire un contrat pour 4h, c’est l’enfer ».
3. L’incertitude : « Je ne sais pas si mon vacataire va venir ».

Ces freins sont aujourd’hui obsolètes grâce à la technologie.

• Le Sourcing se fait via la cooptation et la création de viviers locaux.
• L’Administratif est automatisé par les plateformes de gestion de remplacement.
• La Fidélisation se travaille par la marque employeur et la régularité des missions proposées.

6. Vivier de Remplaçants : La réponse stratégique du DAF

Pour optimiser durablement vos coûts de remplacement sans sacrifier la qualité des soins, la stratégie n’est pas de « couper les budgets », mais de changer de canal d’acquisition.

Il s’agit de passer d’une logique d’achat de prestation (Intérim) à une logique de gestion de ressources humaines flexible (Vivier).

Qu’est-ce qu’un « Pool » ou « Vivier » ?

C’est une base de données de soignants (anciens stagiaires, retraités actifs, temps partiels souhaitant des heures sup, professionnels du territoire) qui sont connus de votre établissement et prêts à intervenir ponctuellement. Constituer et animer ce vivier est l’investissement le plus rentable qu’un établissement de santé puisse faire en 2026.

L’autonomie retrouvée

En basculant vos besoins de l’intérim vers votre vivier interne (ou partagé entre plusieurs établissements d’un même groupe), vous inversez le rapport de force.

• Vous fixez vos tarifs.
• Vous choisissez vos profils.
• Vous fidélisez des compétences.

C’est ici qu’intervient la nécessité d’un outil dédié. Gérer un vivier de 50, 100 ou 200 vacataires sur Excel et par SMS est impossible et chronophage (le fameux « cadre de santé qui passe 2h au téléphone chaque matin »).

Pour réussir cette transition économique, il faut outiller vos équipes. C’est précisément la vocation d’une Solution Vivier et Pool : centraliser vos ressources, automatiser les sollicitations par SMS/Notification et sécuriser administrativement les contrats. En digitalisant ce processus, vous supprimez le dernier avantage concurrentiel de l’intérim (la rapidité) tout en conservant l’avantage économique de la vacation.

7. Plan d’action pour réduire vos coûts en 2026

En tant que Directeur ou DAF, comment initier ce virage ? Voici une feuille de route pragmatique :

Phase 1 : L’Audit de l’existant Analysez vos factures d’intérim sur les 12 derniers mois.

• Quel est le volume d’heures ?
• Quel est le coût moyen chargé ?
• Quels services consomment le plus ?
• Identifiez les « intérimaires récurrents » : ceux qui viennent si souvent qu’ils pourraient être fidélisés en direct.

Phase 2 : La définition de la politique « Vacation » Définissez une grille de rémunération attractive pour vos vacataires. N’ayez pas peur de payer au-dessus de la convention : même à +20 % ou +30 % de salaire net pour le soignant, vous serez toujours largement gagnant par rapport au coût agence. Communiquez sur cette politique : « Chez nous, le remplacement est mieux payé ».

Phase 3 : La constitution du Vivier

• Récupérez les coordonnées de tous les CDD passés, des anciens stagiaires, des retraités récents.
• Mettez en place une prime de cooptation pour vos salariés titulaires.
• Utilisez votre site carrière pour capter les candidatures spontanées.

Phase 4 : L’outillage Ne laissez pas vos cadres gérer ce vivier à la main. Équipez-les d’une solution de gestion des remplacements qui leur permet de diffuser une offre à 50 personnes en 1 clic. L’adhésion des cadres est la clé de la réussite : si l’outil leur fait gagner du temps, ils abandonneront le réflexe « j’appelle l’agence ».

Conclusion : L’arbitrage est sans appel

Le débat Intérim vs Vacation ne se pose plus en termes de « qualité » ou de « rapidité », car les viviers internes bien gérés égalent, voire surpassent, les agences sur ces points. Le débat se pose désormais en termes de soutenabilité économique.

Dans un contexte budgétaire contraint, continuer à payer un coefficient de 2.2 à une agence d’intérim alors que des solutions de gestion de vivier permettent de diviser la facture par deux est un non-sens de gestion.

La transition demande un effort initial de structuration et de changement culturel. Mais le retour sur investissement (ROI) est immédiat, souvent dès le premier mois d’utilisation. Pour un établissement de santé moderne, internaliser son « Pool » n’est plus une option, c’est un impératif de gestion.

Votre marge de manœuvre financière existe : elle est aujourd’hui captée par des intermédiaires. Il est temps de la récupérer pour la réinvestir là où elle compte vraiment : dans vos équipes et auprès de vos patients.