La gestion d’un Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) s’apparente aujourd’hui à un numéro d’équilibriste financier de haute voltige. Pris en étau entre des dotations « Soins » et « Dépendance » qui peinent à suivre l’inflation réelle et des charges de fonctionnement qui explosent, les Directeurs d’EHPAD doivent scruter chaque ligne de dépense.
Or, une ligne budgétaire a tendance à virer au rouge vif dans de nombreux comptes d’exploitation : le recours à l’intérim.
Ce qui ne devait être qu’une solution de dépannage ponctuelle est devenu, dans certaines structures, un mode de fonctionnement structurel. Il n’est pas rare de voir des EHPAD tourner avec 20 % ou 30 % d’effectifs intérimaires, créant un gouffre financier et, paradoxalement, une dégradation de la qualité de service (les résidents désorientés supportant mal le changement incessant de visages).
Comment sortir de cette dépendance coûteuse ? Comment reprendre la main sur ses plannings et son budget sans mettre en péril la continuité des soins ?
Il n’existe pas de baguette magique, mais il existe des stratégies de gestion éprouvées.
Le constat : Pourquoi l’intérim tue le modèle économique des EHPAD
Avant d’agir, il faut comprendre la mécanique. Le modèle économique d’un EHPAD est rigide. Les recettes sont bornées par les tarifs hébergement (encadrés ou non selon le statut) et les dotations publiques (ARS/Conseil Départemental). Les charges, elles, sont à 70 % composées de masse salariale.
Lorsque vous remplacez une Aide-Soignante (AS) titulaire absente par une intérimaire, le surcoût n’est pas « absorbable » par une augmentation de l’activité (le nombre de lits est fixe). Il vient directement rogner la marge opérationnelle ou creuser le déficit.
Actuellement, le coefficient multiplicateur de l’intérim en EHPAD avoisine les 2.2 à 2.5. Pour un établissement de 80 lits, le budget intérim peut rapidement dépasser les 150 000 € ou 200 000 € annuels si l’absentéisme n’est pas maîtrisé. C’est l’équivalent de 4 à 5 postes ETP (Équivalent Temps Plein) qui partent en « frais de gestion » externes.
Réduire cette facture n’est donc pas une option, c’est un impératif de survie pour maintenir les ratios d’encadrement sans couler la structure.
Levier N°1 : Constituer et animer un « Vivier de Secours » (Pool)
C’est le levier le plus puissant et le plus immédiat. L’idée est simple : internaliser la flexibilité. Au lieu d’acheter cette flexibilité à une agence d’intérim, l’EHPAD doit construire sa propre « agence interne ».
La fin du « On verra quand il manquera quelqu’un »
Trop d’établissements gèrent le remplacement dans l’urgence. L’AS du 1er étage appelle à 7h00 pour dire qu’elle est malade ? Panique, on appelle l’agence. La stratégie du Vivier consiste à anticiper. Il s’agit de recenser, qualifier et fidéliser une liste de vacataires prêts à intervenir.
Qui mettre dans ce vivier ?
Le secteur médico-social a des atouts spécifiques pour constituer ce pool :
- Les anciens stagiaires : EHPAD et IFAS/IFSI travaillent main dans la main. Chaque stagiaire qui passe doit être capté.
- Les retraités actifs : De nombreux soignants partent à la retraite mais souhaitent conserver un lien et un complément de revenu via quelques vacations.
- Les temps partiels choisis : Des soignants travaillant ailleurs mais cherchant des heures supplémentaires défiscalisées.
- Les étudiants en santé : ESI (Étudiants en Soins Infirmiers) ou EAS qui peuvent travailler comme AS ou Faisant-Fonction durant leurs week-ends.
L’animation est la clé
Avoir une liste de noms sur un fichier Excel ne sert à rien. Un vivier est vivant. Pour qu’il fonctionne le jour J, il faut l’animer toute l’année :
- Envoyer des vœux.
- Proposer des missions régulièrement (même courtes) pour garder le lien.
- Inviter les vacataires aux événements de l’EHPAD (repas de Noël, formations).
En basculant 50 % de vos besoins d’intérim vers ce vivier interne (payé en vacation ou CDD court), vous divisez mécaniquement la facture par deux sur ce volume.
Levier N°2 : S’attaquer à la racine : L’Absentéisme et les TMS
L’intérim n’est que le symptôme. La maladie, c’est l’absentéisme. En EHPAD, le taux d’absentéisme moyen flirte souvent avec les 10 % à 12 %, voire beaucoup plus dans les structures en difficulté. C’est deux fois plus que la moyenne nationale tous secteurs confondus.
Réduire la facture d’intérim passe obligatoirement par une politique volontariste de Qualité de Vie au Travail (QVT) pour garder les titulaires au travail.
La prévention des TMS (Troubles Musculo-Squelettiques)
C’est la première cause d’arrêt chez les Aides-Soignants.
- Investissement matériel : Rails de transfert, lève-malades, lits médicalisés ergonomiques. Le coût d’un équipement est souvent amorti en évitant un seul arrêt long remplacé par de l’intérim.
- Formations PRAP (Prévention des Risques liés à l’Activité Physique) : Elles doivent être continues, pas juste une fois tous les 5 ans.
Le management de proximité
L’absentéisme de courte durée (« l’arrêt du lundi ») est souvent un indicateur de malaise managérial ou d’épuisement. Les Directeurs d’EHPAD doivent redonner du pouvoir et du temps aux Infirmières Coordinatrices (IDEC) et Gouvernantes. Si ces cadres passent leur temps à faire des plannings et de l’administratif, elles ne sont plus sur le terrain pour soutenir les équipes. Un management bienveillant, qui prend en compte les contraintes personnelles (planning, parentalité), réduit drastiquement le « micro-absentéisme » qui est le plus gros consommateur d’intérim d’urgence.
Levier N°3 : La mutualisation des ressources (Groupements et GCSMS)
Pour les EHPAD isolés, lutter seul est difficile. Pour les groupes (privés ou associatifs), la force réside dans le nombre.
Le Pool de Territoire
Si vous gérez plusieurs établissements sur un même bassin géographique (ou si vous vous entendez bien avec les EHPAD voisins), pourquoi ne pas partager les ressources ? Un soignant peut être titulaire à temps partiel dans l’EHPAD A et compléter son temps dans l’EHPAD B. Ou bien faire partie d’une « équipe volante » rattachée au siège et déployée selon les besoins.
Les Groupements de Coopération Sociale et Médico-Sociale (GCSMS)
Ce dispositif juridique permet à plusieurs structures de partager des salariés. C’est particulièrement efficace pour les postes en tension ou à temps partiel (Psychologue, Ergothérapeute, mais aussi IDE de nuit). Plutôt que de payer une agence d’intérim pour trouver un IDE de nuit introuvable, trois EHPAD peuvent s’unir pour embaucher 2 IDE qui tourneront sur les trois structures. Le coût est maîtrisé, et le personnel est fidélisé par un CDI temps plein.
Levier N°4 : Optimiser l’organisation du travail et les cycles
Parfois, le recours à l’intérim est structurellement induit par une mauvaise organisation des plannings.
Les cycles de travail (10h, 12h)
Le passage aux 10h ou aux 12h (sous réserve d’accord d’entreprise et d’acceptation par les équipes) permet de réduire le nombre de jours de présence et donc le nombre de trajets, ce qui est un facteur d’attractivité fort. De plus, ces cycles réduisent le nombre de « relèves » (chevauchements) qui sont parfois des temps morts ou mal optimisés. Une réorganisation intelligente des cycles peut permettre de dégager des marges de manœuvre en ETP et de réduire le besoin de remplacement sur les « petits bouts de journée » (les coupés) que personne ne veut faire et qui finissent en intérim.
La fin des « Coupés »
Les horaires coupés (travailler le matin, pause de 3h, reprendre le soir) sont le repoussoir absolu pour les soignants aujourd’hui. Les EHPAD qui maintiennent ces horaires ont les plus grandes difficultés à recruter et sont les plus gros consommateurs d’intérim. Réfléchir à une organisation en journée continue est un levier d’attractivité majeur qui permet de remplir les postes vacants et donc de stopper l’intérim.
Levier N°5 : Digitaliser la gestion des remplacements
C’est le levier qui permet d’activer tous les autres. Il n’est plus possible de gérer les remplacements d’un EHPAD avec un cahier à spirales, des post-it et un téléphone fixe.
Gagner la course contre la montre
Quand un besoin de remplacement tombe, c’est une course contre la montre. Si le Cadre de Santé ou l’IDEC n’a pas trouvé de solution en 30 minutes, il appelle l’agence par réflexe de sécurité. L’objectif est donc de lui donner un outil qui lui permet de solliciter 50 vacataires qualifiés en 30 secondes.
L’apport des plateformes de gestion (SaaS)
Les solutions digitales modernes, comme celles proposées aux EHPAD et Résidences Seniors, permettent de :
- Centraliser le vivier : Tous les profils (AS, AMP, IDE, ASH) sont dans une base unique, avec leurs disponibilités et leurs compétences validées.
- Automatiser la sollicitation : En 1 clic, l’offre de mission part par SMS et notification à tous les profils pertinents.
- Sécuriser l’administratif : Le contrat est généré automatiquement.
L’outil digital supprime la friction administrative (« c’est trop long de faire un contrat ») et redonne une chance à la vacation face à l’intérim. Il permet aussi de tracer l’activité : savoir qui refuse toujours, qui accepte souvent, et ainsi affiner la connaissance de son vivier.
La marque employeur digitale
Un EHPAD qui utilise une application pour proposer des missions renvoie une image moderne. Pour les jeunes diplômés AS ou IDE, c’est un signal positif : « Ici, on est organisé, on ne me harcèlé pas au téléphone, je gère mes dispos sur mon app ». Cette modernité participe à l’attractivité de l’établissement face à l’hôpital public ou aux cliniques privées souvent perçus comme plus prestigieux.
Conclusion
Réduire la facture d’intérim en EHPAD n’est pas qu’une question d’économies. C’est une question de souveraineté. Un EHPAD dépendant à 30 % de l’intérim est un établissement qui ne maîtrise plus la qualité de ses soins, qui épuise ses équipes titulaires (devant former sans cesse les nouveaux) et qui vit sous perfusion financière.
Les 5 leviers présentés ici (Vivier, QVT, Mutualisation, Organisation, Digitalisation) forment un système vertueux.
- Le Digital permet de gérer le Vivier.
- Le Vivier permet de réduire la pression sur les titulaires.
- La QVT réduit l’absentéisme.
- Moins d’absentéisme = moins de besoin de remplacement.
Le cercle vicieux de l’intérim peut être brisé. Cela demande du courage managérial, une réorganisation des processus, et l’adoption d’outils adaptés au siècle actuel. Mais le jeu en vaut la chandelle : les économies réalisées (souvent plusieurs dizaines de milliers d’euros par an) pourront être réinvesties là où elles ont le plus de sens : dans l’amélioration du quotidien des résidents et la revalorisation des salaires des équipes fidèles.
